צעדי התייעלות כחלק מתוכנית עסקית רב שנתית רחבה

איילון מאסק עלה לכותרות במהלך השבועות האחרונים לאחר שקיבל לידיו את תפקיד ראש המשרד להתייעלות ממשלתית (DOGE) מידיו של נשיא ארה"ב הנבחר, דונלד טראמפ. בצעדיו הראשונים, החליט מאסק להציע "הצעה שאי-אפשר לסרב לה" לעובדי הממשל האמריקאי: 8 משכורות חודשיות בעבור התפטרות עד לתחילת חודש פברואר. האם מדובר בהחלטה נמהרת אשר תביא לבזבוז כספי ציבור, או דווקא במהלך התייעלות מתוחכם כחלק מתוכנית עסקית רב שנתית רחבה.

תחילה, מספר נתונים: כיום מועסקים כ-3 מיליון עובדים פדרליים בארה"ב, המגלמים הוצאה שנתית של כ-300 מיליארד דולר; העובד הפדרלי הממוצע מרוויח כ-106 אלף דולר בשנה; על כן, חבילת הפיטורין הממוצעת מוערכת בכ-71 אלף דולר. במערך העסקה כה גדול ניתן להניח כי יש מספר לא מבוטל של עובדים אשר 'אינם-יעילים', בלשון המעטה. ובכן, איך ניתן להתייעל?

דרך אחת היא לפעול בדרכה של Better.com, חברת פיננסים אמריקאית המתמחה במתן שירותי ייעוץ למשכנתאות. בחודש דצמבר 2021, קיים מנכ"ל החברה שיחת וידאו עם כ-900 עובדים, בה בישר להם על היותם חלק מ'חסרי המזל' ש"הולכים הביתה" בזמן הקרוב. מיותר לציין שזו דרך שזכתה לביקורות נרחבות מהציבור והביאה לפגיעה משמעותית במוניטין החברה.

ברור לגמרי כי נדרשת דרך חכמה יותר ואנושית יותר לביצוע צעד שכזה. ב-28 בינואר השנה, שלח מאסק מייל לכלל העובדים הפדרליים, בו הציע להם עסקת חבילה חסרת תקדים, בתמורה להתפטרותם היזומה של העובדים. האם אתם הייתם מסכימים להצעה כזו? נסו להיכנס לנעליו של עובד ממשלתי ממוצע, שבתקופה האחרונה אינו שש לצאת לעבוד ובמיוחד אינו מצליח להגיע לביצועים גבוהים במשימותיו. מצד אחד, הוא אינו מעוניין לחפש עבודה בעוד מספר חודשים. מהצד השני, הוא מבין כי בעוד זמן לא רב יחלו לנתר את תפקודו בעבודה, ולאחר שיבינו כי הוא 'החולייה החלשה', יפטרו אותו בלאו הכי. כפי שצוין בהמשך המכתב שנשלח: "בשלב זה, אין ביכולתנו להעניק לך הבטחה מלאה באשר לוודאות תפקידך או מעמדך". עכשיו, כשההצעה על השולחן והאקדח מכוון אליכם, מה הייתם עושים?

במידה וצעדיו של מאסק יישאו פרי, המשרד מעריך כי 5-10% מכלל העובדים יתפטרו מיוזמתם, מה שיחסוך למעלה מ-100 מיליארד דולר בשנה למשלם המיסים האמריקאי. נכון לכתיבת שורות אלו, רק כ-40 אלף עובדים (1.3%) התפטרו. עיקר החסכון נובע מקיטון בהוצאות השכר של עובדי הממשל ותשלומי הרווחה שלהם, אך שיעור לא מבוטל עשוי לנבוע מעלייה בפרודקטיביות של הגורמים החדשים שיצטרפו לביצוע העבודה הפדרלית. לדוגמה, במהלך השנים האחרונות ישנה מגמת עלייה במספר שיתופי הפעולה בין הרשות הפדרלית לבין קבלני משנה להשלמת עבודות משתנות.

התוכנית העסקית שלכם לשנת 2025 מגלמת בתוכה קשיים גדולים, אך גם הזדמנויות להתייעלות, אשר עסקים רבים עשויים לממש בטווח-הקצר ובארוך. כמובן, לא כל פעולות ההתייעלות חייבות לכלול פיטורים רחבי-ידיים, כאלו עשויות להיות מגוונות וחיוביות יותר. להלן מספר דוגמאות:

• רוטציה חכמה בתפקידים: על מנת להימנע משחיקה של העובדים ולהעניק להם ריענון הנחוץ עבורם, ניתן לנייד עובדים בין מחלקות בעלות חפיפה גבוהה. עובדים אלו אף עשויים לרכוש ידע חדש ולתרום רבות לעסק בחזרה.
• אוטומציה של תהליכים: ניתן ליישם אוטומציה במגוון תהליכים רפטטיביים, אשר עשויים להיות ארוכים, מייגעים, ובעיקר מיותרים, תהליך שישאיר לעובדים להתעסק בביצוע התהליכים המורכבים והחשובים באמת.
• מפעילות אופליין לאונליין: אם לקוחות עדיין מבצעים הזמנות דרך שיחת טלפון עם נציג, כדאי לשקול להעביר את הפעילות הזו דרך אתר האינטרנט של החברה. שינוי זה עשוי להיות רלוונטי בעבור פעילויות נוספות, כמו עדכון פרטי לקוח, בדיקת סטטוס משלוח, ניהול מלאי ועוד.
• ניצול אפקטיבי של משאבים: שאלו את עצמכם – כיצד ניתן למקסם את השימוש בחומרי הגלם, ולמנוע בזבוז? כיוון נוסף עשוי להיות בבחינת הרכוש הקבוע, כמו מכונות ומחשבים – האם קיים צורך אמיתי לרכוש ציוד חדש, או שניתן לבצע מספר שינויים ולייעל את השימוש ברכוש הקיים?
• תגמולי עובדים – לא רק למכירות: העובדים חיים את פעילות החברה, ועל כן עשויים לחשוב על מספר לא מבוטל של רעיונות חדשים ויצירתיים בעבור ייעול ושיפור העסק. תגמול שלהם בעבור הרעיונות שיצאו לפועל על ידי הדרג הבכיר עשוי להשתלם בטווח-הארוך, תפעולית ופיננסית כאחד.
• איכות הטיפול בלקוחות לפני כמות: במקום לרדוף אחר לידים חדשים, בחנו האם אתם ממצים כל לקוח פוטנציאלי וקיים שעובר דרכיכם – האם העובדים מבצעים Follow-up בימים שאחרי הפגישה? האם נשלחות הצעות מחיר מסודרות וברורות? האם מתנהל תהליך חיובי ומספק בין החברה לבין הלקוח? לדוגמת פגישות העבודה עם מסקנות ברורות בסופן, שירות לקוחות יוצא דופן, עדכונים ושיפורים מהירים במוצר. כל אלו יעלו את ערך ומשך חיי הלקוח, ויפחיתו את מאמצי החברה ברדיפה אחר לידים חדשים.
• שיטת עבודה רציפה וחלקה: עסק טוב מתפקד כמו מכונה משומנת, כאשר כלל הגורמים פועלים בסינרגיה ובמינימום חיכוכים. בחנו את שיטת העבודה הקיימת, ואתרו תקלות אשר עשויות ליצור צווארי בקבוק ולעכב את התהליכים הקיימים. צווארי הבקבוק עשויים להתרחש בחוסר בהירות בחלוקת העבודה או בתקשורת לקויה בין המחלקות והגורמים השונים. פתרון צווארי הבקבוק הללו יסייע בעלייה בחיי הלקוח ובפרודוקטיביות של החברה.

בהצלחה!