פרק זה של התוכנית העסקית עוסק בתכנון מבנה הארגון.
המבנה הארגוני מציג את האופן בו מחולקת העבודה בארגון, את הקשרים ואופן התיאום בין המחלקות ואת אופן זרימת המידע בארגון. ההחלטה על המבנה הארגוני תהיה קשורה גם להחלטה אילו ממשימות הארגון תבקש החברה לבצע באופן עצמאי, ואילו להוציא למיקור חוץ (Make or Buy)
את מבנה הארגון ניתן להציג בתרשים, המציג את חלוקת התפקידים ותחומי האחריות, הן ברמה ההיררכית והן ברמת חלוקת העבודה על פי משימות.
לרב, חברות סטארט אפ או חברות יזמיות, לא יידרשו להציג מבנה ארגוני מסועף, אלא בעיקר להראות, כי בשלב זה נעשתה חלוקת תפקידים ברורה בין חברי הצוות, וכי תחומי האחריות הוקצו בצורה הגיונית. חברה כזו תתבקש להציג את המבנה הארגוני העתידי, שיידרש לשם תפעול סדיר של החברה, עם התפתחותה ותחילת פעילות הייצור וההפצה בה.
מבנה הארגון ייקבע בהתאם לאסטרטגיה המוגדרת של הארגון, באופן שיאפשר בצורה המיטבית את השגת המטרות והיעדים שגובשו ובהתאם לסביבה בה הוא פועל.
סוגי המבנים הארגוניים:
- ארגונים מסורתיים: בנויים על פי מחלקות היררכיות והתקשורת בהם זורמת בצורה אנכית- הוראות מתקבלות מההנהלה הבכירה למעלה כלפי מטה, תוצאות מדווחות בכיוון ההפוך. כל עובד כפוף למנהל אחד, ממנו הוא מקבל הוראות. ארגונים אלה מאופיינים בבירוקרטיה רבה ובזרימת מידע איטית, יחסית.
- ארגונים מודרניים: התקשורת זורמת בין המחלקות בצורה אופקית. ארגוניים אלה מאופיינים בחוסר רשמיות, בגמישות, בזרימת מידע מהירה ובנגישות המידע, הן במסגרת הפנים ארגונית, והן מחוצה לה. המבנים המודרניים נקראים גם "מבנה המטריצה" או "מבנה ניהול פרויקטים". על פי מבנה זה, ראשי המחלקות הפונקציונליות ממונים על אספקטים שונים של ביצוע הפרויקט, כשלכל פרויקט יש מנהל פרויקט. כך לדוגמא: בחברת סטארט אפ, המייצרת מערכות לניהול ציי רכב, מנהל המוצר לאיתור רכבים ירכז אצלו את כל ההיבטים הנדרשים לייצור, מכירה, קידום ולבסוף שילוח של המוצר אותו הוא מנהל. ראשי המחלקות הרלוונטיות, יהיו אמונים על יישום כל אחת מהדרישות של מנהל המוצר, בתחום שלהם. מנהל מחלקת הייצור ידווח לגבי זמני אספקה, מנהל מחלקת המכירות יהיה אחראי על איתור לקוחות ומכירה, מנהל מחלקת השיווק יהיה אחראי על פעולות פרסום וקידום מכירות של המוצר, ומנהל מחלקת לוגיסטיקה יהיה אחראי על איסוף המוצר מהמפעל ושילוחו ללקוח. על כל האופרציה הזו, כאמור, יפקח מנהל המוצר, שגם אחראי לתיאום ושיתוף פעולה בין כל המחלקות. מבנה המטריצה, בהיותו בנוי בצורה אופקית ולא היררכית, מהווה עבור העובדים בו סביבת עבודה שוויונית יותר, בה ניתנת לעובדים האפשרות להפגין כושר מנהיגות והשפעה, מה שמביא, בסופו של דבר, להגברת תחושת הסיפוק של עובדיו, ומכאן- להגברת יצרנותם ותחושת מחויבותם לארגון בכללותו.
תכנון מבנה הארגון
בעת תכנון מבנה הארגון בתוכנית העסקית, יש לשקול את הנושאים הבאים:
- אופן החלוקה למחלקות- על פי מוצרים/ פונקציות/ אזורים גיאוגרפיים?
- מספר רמות הסמכות בהיררכיה, מספר העובדים הכפופים לכל מנהל.
- חלוקת תחומי אחריות וסמכות- על פי תחומי התמחות או על פי תפקיד? האם חופפים או נפרדים?
- אופן קבלת ההחלטות: מרוכזת או מבוזרת?
- אחריות לפיתרון בעיות: בדרג הביניים או בדרג ההנהלה הבכירה ?
ניהול
בחלק זה של התוכנית העסקית יובא מידע אודות מבנה הבעלות על החברה, מידע אודות חברי צוות ההנהלה ואופן חלוקת התפקידים בדרג הניהולי.
גם אם מדובר בתוכנית עסקית לחברת סטארט אפ, המונה 2-3 חברי צוות בלבד, קוראי התוכנית העסקית יבקשו לקבל מידע אודות האחראים למיזם, שיעזור להם להעריך את כישוריהם ויכולותיהם, ובעיקר יבקשו לראות, כי נעשה תכנון מוקדם של אופן חלוקת האחריות, של תהליך קבלת ההחלטות בחברה וכי הוחלט על מנגנון לפתרון קונפליקטים או מחלוקות.
בתוכנית עסקית לחברה ותיקה, הביאו בחלק זה תיאור מפורט של מבנה ההנהלה, בחלוקה למחלקות/ חטיבות, ואופן תפקודן.
באם קיימים דירקטוריון או מועצת מנהלים לחברה- ציינו מיהם האנשים המרכיבים אותם (ע"פ חלוקה היררכית), את שכרם (כולל תמריצים והטבות) ואת ניסיונם בתחום.
חברי ההנהלה
משקיעים מייחסים חשיבות גדולה לאופיים ולכישוריהם של חברי ההנהלה, ומכירים בהשפעתם על הצלחת העסק. ידעו את הקוראים מיהם אנשי מפתח בעסק שלכם, מהו הרקע, הכישורים והיכולות המאפיינים אותם . ספקו קורות חיים כלליים, הכוללים את הפרטים הבאים:
- שם
- תפקיד/ תחומי אחריות וסמכות עיקריים
- השכלה
- ניסיון מקצועי והצלחות מוכחות
- כישורים בולטים
- חבילת שכר/ תמריצים/ הטבות (כולל פיצויים ותמלוגים במקרה של פיטורין או עזיבה)
אחת המטרות בפרק זה, היא לראות לקוראים, כי חברי צוות ההנהלה באים מרקעים ומתחומים שונים, וכי יכולותיהם וכישוריהם משלימים זה את זה, באופן שנותן מענה כולל לכל היבטי הניהול וההיבטים המקצועיים בעסק. הוכיחו לקוראים, כי אתם מודעים לדרישות המבנה הניהולי, וגם אם קיימים פערים בניהול, ציינו אותם, והראו, כי אתם פתוחים לקבלת סיוע בונה.
מבנה הבעלות והמבנה המשפטי של העסק
עבור כל סוגי החברות, חלק זה צריך לכלול גם את המבנה המשפטי של העסק, יחד עם פרטי הבעלות על החברה. הפרטים שיובאו בחלק זה הם כלהלן:
- סוג ההתאגדות: האם מדובר בחברה? חברה בע"מ? תאגיד?
- שמות בעלי החברה
- אחוזי הבעלות שבידי כל אחד מהבעלים
- אופן הבעלות על החברה: האם באמצעות אחזקת מניות? שותפות כללית? שותפות מוגבלת?
מומלץ כבר בשלב זה לערוך תקנון התאגדות או הסכם שותפות, בסיועו של עו"ד מנוסה בתחום. המטרה היא, להראות למשקיעים הפוטנציאליים, כי הוחלט על מנגנון משפטי מוסכם, למקרה של קונפליקט פיננסי או אי הסכמה בעלת אופי משפטי, על מנת למזער את הסיכונים העלולים לצוץ בתחום זה. בהסכם זה יוגדר מעמדו של כל אחד מהשותפים/ הבעלים, אחוז אחזקתו בעסק ויוסדרו היבטים כגון אופן חלוקת הרווחים, אופן קבלת ההחלטות/ זכות הצבעה או וטו של כל אחד מהגורמים ואף אופן פירוק השותפות, במקרה הצורך. הביאו הסכם זה בפרק הנספחים במסמך התוכנית העסקית.
כח אדם
במסגרת התוכנית העסקית, יתבקשו היזמים להראות תכנון שיטתי של כח אדם: איזה כח אדם יידרש עם התפתחות החברה, כיצד יגויס ואילו אמצעים יינקטו לצורך שילובו בארגון.
כן תובא התייחסות למבנה העלויות של כח האדם העתידי, כולל תשלומי תמלוגים, בונוסים וזכויות סוציאליות, ויוגדר אופן ההתקשרות החוזית איתו. דוגמא לחוזי עבודה אישיים של העובדים ניתן לצרף בפרק הנספחים.
בפרק זה של התוכנית העסקית ניתן גם להתייחס לתרבות הארגונית, אותה תבקשו להחיל בחברה- אילו סטנדרטים וערכים יאומצו לצורך יחסי עבודה תקינים בין העובדים. התרבות האירגונית בד"כ נובעת מאופי הניהול ומחזון החברה. ההנחה היא, שתרבות ארגונית, המיושמת הלכה למעשה, ומקרינה מההנהלה על כל חברי הצוות, תתרום רבות להרגשת שביעות הרצון ותחושת המחויבות של העובדים להצלחת החברה, ויכולה להוות יתרון תחרותי שלה.
